2011年8月7日星期日

電子訂貨系統的作業流程和規劃

電子訂貨系統的作業流程和規劃

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一.電子訂貨系統的作業流程和盤點作業流程

　　1．作業流程

　　(1)訂貨人員在進行訂貨作業時，就要先在賣場查看各商品銷售狀況，確認確需訂貨，方可進行訂貨作業；要特別注意是否有未上貨架的庫存商品。

　　(2)訂貨人員在賣場掃描所需進貨的商品價格卡，輸入訂貨商品的數量。

　　(3)訂貨人員將掌上型終端機的訂貨資料輸入后臺電腦，再由后臺電腦通過數據機，把訂貨資料傳送至供應商或連鎖公司總部的配送中心。

　　(4)如連鎖店電腦系統沒有與供應商或總部的配送中心進行聯網，可將訂貨資料打印出來，通過傳真機傳送出去，或者派人直接送出。

　　2.盤點作業流程

　　(1)連鎖店在進行盤點作業時，盤點人員可手持掌上型終端機去賣場和倉庫，逐一掃描商品的價格卡或商品的條碼，并輸入清點的商品數量。

　　(2)商品存貨清點與輸入完成之后，將掌上型終端機連接到后臺電腦上，以便統計和傳輸出盤點資料。

　　(3)再通過數據機把盤點資料傳輸至公司總部的電腦，總部電腦經過運算后，可作出盤點統計表、盈虧表和其它的管理報表。

　　二.電子訂貨系統規劃

　　導入電子訂貨系統首先要對本企業的情況以及社會配套條件等方面的問題進行全面的分析，如果決定導入，再考慮以下規劃內容：

　　(1)選擇加入的社會配套信息管理系統。根據擬導入的電子訂貨系統的類型，以及服務功能、價格、同業參加狀況，選擇最合適的社會配套信息管理系統。

　　(2)與交易對象共同建立EOS運作規范。如新商品加入、促銷特價處理、適用商品擴大、變更登錄、標簽發行、例外狀況處理等都應建立規范的運作辦法。

　　(3)建立標準的商品代號與企業代號。EOS作業不僅要利用統一的商品條碼，還必須對商品分類碼、企業代碼、店內碼等標準化。

　　(4)建立商品訂貨簿和貨架卡。訂貨簿和貨架卡至少應標示的項目有：商品代號、商品條碼、商品名稱、售價。

　　(5)建立標準的訂貨模式。一是訂貨方式，如利用貨架卡、訂貨簿，或兩者并用，或采用安全存量訂貨法。二是訂貨時間，如固定式或不定式。三是訂貨周期，如每日、隔日、每周兩次等。四是訂貨人員，可選擇專業訂貨人員、商品群負責人或店長。五是電子訂貨系統終端機臺數，根據訂貨作業量來確定。六是設備操作，應制作標準的作業手冊。

　　(6)建立商品交易檔案，即根據商品目錄，建立或提供交易對象目錄，以便有關方面進行分單處理和數據分析。

　　（7)貨架卡定位。貨架卡是EOS作業的必備條件，通常由連鎖總部(或供應商、加值網絡中心)制作發行，門店得到貨架卡后應放置到指定的貨架上，并隨時注意其位置的變動。

　　(8)建立統一的傳票。使用統一的傳票有利于交易各方交換信息，這也是EOS作業的基礎。

　　(9)作業人員教育訓練。導入電子訂貨系統需要有關部門和人員的理解和支持，這就必需在導入前進行必要教育，以建立共識，同時應對直接相關的人員針對維護、操作、例外處理等問題進行訓練指導o

　　(10)導入測試。正式導入之前，除了系統本身及通訊線路的測試外，還應在門店對貨架卡、訂貨簿、終端機等為工具進行實地測試。測試無誤后，才能選定日期正式導入。

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