2011年8月7日星期日

電子訂貨系統的結構和配置

電子訂貨系統的結構和配置

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一.電子訂貨系統的結構和種類

　　電子訂貨系統的構成內容包括：訂貨系統、通訊網絡系統和接單電腦系統。就門店而言，只要配備了訂貨終端機和貨價卡(或訂貨簿)，再配上電話和數據機，就可以說是一套完整的電子訂貨配置。就供應商來說，凡能接收門店通過數據機的訂貨信息，并可利用終端機設備系統直接作訂單處理，打印出出貨單和檢貨單，就可以說已具備電子訂貨系統的功能。但就整個社會而言，標準的電子訂貨系統決不是“一對一”的格局，即并非單個的零售店與單個的供應商組成的系統，而是“多對多”的整體運作，即許多零售店和許多供貨商組成的大系統的整體運作方式。根據電子訂貨系統的整體運作程序來劃分，大致可以分為以下三種類型：

　　(1)連鎖體系內部的網絡型，即連鎖門店有電子訂貨配置，連鎖總部(或連鎖公司內部的配送中心)有接單電腦系統，并用即時、批次或電子信箱等方式傳輸訂貨信息。這是“多對一”(即眾多的門店對連鎖總部)與“一對多”(即連鎖總部對眾多的供應商)相結合的初級形式的電子訂貨系統。

　　(2)供應商對連鎖門店的網絡型。其具體形式有兩種：一種是直接的“多對多”，即眾多的不同連鎖體系下屬的門店對供應商，由供應商直接接單發貨至門店；另一種是以各連鎖體系內部的配送中心為中介的間接的“多對多”，即連鎖門店直接向供應商訂貨，并告知配送中心有關訂貨信息，供貨商按商品類別向配送中心發貨，并由配送中心按門店組配向門店送貨，這可以說是中級形式的電子訂貨系統。

　　(3)眾多零售系統共同利用的標準網絡型。其特征是利用標準化的傳票和社會配套的信息管理系統完成訂貨作業。其具體形式有兩種：一是地區性社會配套的信息管理系統網絡，即成立由眾多的中小型零售商、批發商構成的區域性社會配套的信息管理系統營運公司和地區性的咨詢處理公司，為本地區的零售業服務，支持本地區EOS的運行；二是專業性社會配套信息管理系統網絡，即按商品的性質劃分專業，如食品、餅干、醫藥品、運動用品、玩具、衣料等，從而形成各個不同專業的信息網絡。這是高級形式的電子訂貨系統，必須以統一的商品代碼、統一的企業代碼、統一的傳票和訂貨的規范標準的建立為前提條件；

　　二.連鎖門店訂貨系統配置

　　無論采用何種形式的電子訂貨系統，皆以門店訂貨系統的配置為基礎。門店訂貨系統配置包括硬件設備配置與電子訂貨方式確立兩個方面。

　　1．硬件設備配置

　　硬件設備一般由三個部分組成：

　　(1)電子訂貨終端機。其功能是將所需訂貨的商品和條碼及數量；以掃描和鍵入的方式，暫時儲存地記憶體中，當訂貨作業完畢時，再將終端機與后臺電腦連接，取出儲存在記憶體中的訂貨資料，存入電腦主機。電子訂貨終端機與手持式掃描器曲外型有些相似，但功能卻有很大差異，其主要區別是：電子訂貨終端機具有存儲和運算等電腦基本功能，而掃描器即只有閱讀及解碼功能。

　　(2)數據機。它是傳遞訂貨主與接單主電腦信息資料的主要通訊裝置，其功能是將電腦內的數據轉換成線性脈沖資料，通過專有數據線路，將訂貨信息從門店傳遞給商品供方的數據機，供方以此為依據來發送商品。

　　(3)其他設備。如個人電腦、價格標簽及店內碼的印制設備等。

　　2．確立電子訂貨方式

　　EOS的運作除硬件設備外，還必須有記錄訂貨情報的貨架卡和訂貨簿，并確立電子訂貨方式。常用的電子訂貸方式有三種：

　　(1)電子訂貨簿。電子訂貨簿是記錄包括商品代碼／名稱、供應商代號／名稱、進／售價等商品資料的書面表式。利用電子訂貨簿訂貨就是由訂貨者攜帶訂貨簿及電子訂貨終端機直接地現場巡視缺貨狀況，再由訂貨簿尋找商品，對條碼進行掃描并輸入訂貨數量，然后直接接上數據機，通過電話線傳輸訂貨信息。

　　(2)電子訂貨簿與貨架卡并用。貨架卡就是裝設在貨架槽上的一張商品信息記錄卡，顯示內容包括：中文名稱、商品代碼、條碼、售價、最高訂量、最低訂量、廠商名稱等。利用貨架卡訂貨，不需攜帶訂貨簿，而只要手持電子訂貨終端機，一邊巡貨一邊訂貨，訂貨手續完成后再直接接上數據機將訂貨信息傳輸出去。若有的日配品或不規則形狀的商品難設置貨架卡，可借助于訂貨簿來輔助訂貨。

　　（3）低于安全存量訂貨法。即將每次進貨數量輸入電腦，銷售時電腦會自動將庫存扣減，當庫存量低于安全存量時，會自動打印貨單或直接傳輸出去。

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